この記事を読んでほしい人 | ビル | ルール | 規則
- ビルを新築した！ルールを決めるけど何を入れればいい？
- 管理しているビルの使用ルールが正しいのかわからない
- 稼働中のビルを購入したけど、使用規則は変更すべき？
このような疑問や不安をお持ちの方を想定して書いています。
目次 | ビル | ルール | 規則
- そもそも使用細則とは？
- 決めること一覧
- 終わりに
そもそも使用細則とは？ | ビル | ルール | 規則
使用細則とは、ビルを共同で使用していくために定められたルールのことです。
ビルの入居者だけでなく、出入りしている業者さんや搬入などを行う業者さんにも守ってもらう必要があります。
ビルのオーナー側で作成してビルの関係者に周知します。
ビルによって、「館内ルール」「館内規則」「しおり」「管理規定」等いろいろな呼び名がありますが、基本的に内容や目的は同じだと思います。
早速、必要な項目について説明していきます！
入館・営業時間 | ビル | ルール | 規則
ビル全体の営業時間を決めて明記します。24時間利用可能なビルは多いですが、セキュリティ上の問題により夜間には共用部の施錠をすることもあります。
また、ビル全体でセキュリティシステムを導入している場合など、ICカードが必要なビルは併せてセキュリティ計画を決めます。夜間、休日の通用のルール、時間設定なども必要です。
ビルのエントランスなどの消灯時間、共用部の利用時間などもここで定めます。入居しているテナントさんの稼働時間なども考慮する必要があります。
防災センター | ビル | ルール | 規則
防災センターや管理人室に人が常駐する場合、そこでの受付業務を明確にします。
- 落とし物の取り扱い
- 駐輪場などの受付・登録
- 救急・警察対応
- 不審者・不審物対応
- 空調等設備操作
- トイレ詰まり等、設備トラブルの一次対応 など
上記は一例ですが、一般的に警備さんと設備さんが常駐することの多い防災センターでの担当業務です。
防災センター
消防法施行規則第12条により定められています。延べ面積50,000㎡以上の防火対象物など、様々な規定があり、設置が義務付けられます。
防災盤や設備の中央監視盤などが設置されています。
空調 | ビル | ルール | 規則
空調のルールについては該当のビルに導入されている空調設備の仕様により異なります。
今回は、集中制御の空調機器を想定してまとめます。
発停・温度操作運用方法を決定 | 空調 | ビル | ルール | 規則
空調機の運転時間（入/切）の時間は、各テナントの入居時に取り決めて設定することが一般的ですが、その後の温度設定の操作については防災センターにて行います。
従業員が大勢いるテナントの場合は、テナント側の窓口をある程度決めて、その人からの依頼でのみ、行うようにしましょう。
温度についてはひとそれぞれ体感温度が異なります。全員から連絡可能にしてしまうと、暑く感じる人と寒く感じる人の両方から連絡を受けてしまい。収集がつかなくなってしまいます。
空調運転時間・課金方法決定 | 空調 | ビル | ルール | 規則
空調機の運転時間の延長についても課金する場合、
- メーターで計量して、課金する方法
- コアタイムを設定し、時間外空調は事前に申請をいただいて運転し、請求する方法
のいずれかを決定します。
ビルの設備仕様によって異なりますので、あくまでも参考としてください。
管球費 | ビル | ルール | 規則
テナントの専有部内の電球交換についての費用負担と単価を設定します。
ビルによりますが、入居後の蛍光灯交換をテナントに請求するケースが多いです。
処分費を含めた交換費用を設定し、事前にお知らせしておくとトラブル防止になります。
初期不良品もあるので、入居後1年以内の管球交換は無料にすることもあります。
また、メーカーの金額変更があれば、ビル内での交換単価もその都度上げておきましょう。
基本的なオフィスビルですと、蛍光灯器具の「本体」はビル側負担。「蛍光灯」は入居者側とすることが多いです。
混同しないようにしましょう！
ゴミの処分費 | ビル | ルール | 規則
ゴミの処分費用のルール決めを行います。
ビルによって異なりますが、指定の廃棄物回収業者さんと直接入居テナントさんとで契約をしてもらう方法が一般的だと思います。
テナント毎に別の廃棄物回収業者にしてしまうと、ビルの共用のゴミ置き場が荒れてしまいます。また、年に１度、行政に廃棄物の量を申告するときも１社の方が手間がかかりません。
指定の業者１社を決めることを強くお勧めします。
搬入・引越しのルール | ビル | ルール | 規則
近隣テナントに影響の出そうな大規模の引っ越しや、大規模搬入などのルールを事前に決めておきます。
ビルの属性や営業時間に応じて、上記の作業可能な時間帯を事前に設定しておきます。なるべく1週間前までに届け出をもらえると、事前周知の期間を取ることができて安心です。
その際のエレベーターや導線などの養生の仕様書も併せて準備しておきましょう。
ただ、共用部用の養生材を持ってきていない業者さんもたまにいるので、貸し出し用の養生用プラベニヤなどを防災センターに用意しておくと、なお安心です。
指定業者 | ビル | ルール | 規則
入居テナントが工事をする際に、ビル側から業者さんを指定しておいたほうがいいケースがあります。
- 防災設備
- 電気幹線工事
- コア抜き、アンカー等建物の躯体に絡む工事
上記は一例です。
他のテナントへの影響が大きい項目を事前にB工事業者として指定しておき、テナントからその業者さんへ直接注文をお願いしましょう。
↓B工事についてまとめた別の記事はこちら↓
駐車場・駐輪場 | ビル | ルール | 規則
月極の駐車場はしっかりと整備してあっても、駐輪場についての管理が甘いビルをたまに見かけますが、見栄えも良くありません。
敷地面積次第ですが、来館者用の駐輪場と、従業員用の駐輪場が別であると理想です。
併せて、
- 従業員向け駐輪場は登録が必要（シールなどを交付）
- 放置自転車は年に1年などで処分
等のルールも明確にしておきましょう。
終わりに | ビル | ルール | 規則
賃貸借契約書と同じくらい大切な使用細則。ビルの数だけ、その種類があっていいと思います。
複数のテナントさんや異業種の企業さんが同じビルを使用するので、あらかじめルールを決めておくことは非常に大切です。
トラブル防止だけでなく、管理の行き届いたきれいなビルにしておくことでビルの資産価値の維持、向上にもつながります。
個別のご相談、作成も承っています。 是非お気軽にご相談くださいね！
使用規則をきちんと決めておくことで、適切な維持管理ができます。
資産価値の維持、向上にもつながりますよ！