入居立会いとは | やること | 流れと確認すべき項目 | 退去時にも役立ちます

入居立会の流れと必要な理由

この記事を読んでほしい人 | 入居立会いとは | やること

  • アパートの管理会社に勤めている人
  • ビルの管理会社やオーナーの管理担当者
  • これから賃貸に引っ越す人
  • 不動産投資家さんでこれから入居者を迎える人

これらの人は必読です。

ほぞ

なぜ『入居立会』が必要なのかは退去立会の失敗談などのこちらの記事でもまとめています!よければ是非お読みください!

もくじ | 入居立会とは | やること

ほぞ

私は不動産の中でも「管理」の分野にいることが多いです。入居立会の考え方としては、居住用アパートでも、事業用のオフィスでも基本的には一緒です。

そもそも入居立会とは | 入居立会とは | やること

お部屋から出て行く時の退去立会は良く知られていますが、反対に新しくお部屋に入居する時に管理会社と入居者が一緒にお部屋を確認することを入居立会といいます。

入居立会いでは、主に

  • 設備の使用上の注意説明
  • 建物使用上のルール説明
  • 設備、内装などの傷や劣化の無有の確認

などを行います。

ほぞ

退去立会と比べると実施していないところも多く、軽視されがちだと考えますが、非常に大切です!

入居立会の流れと所要時間 | 入居立会とは | やること

入居立会いの流れですが、

  1. 各設備の使用方法の説明
  2. 内装の傷、設備の劣化箇所の確認(書面などに残して双方で保管しておく)
  3. ゴミ出しなどのルール説明
  4. その他、入居者さんより質問があれば回答

上記をお部屋の中で行います。

所要時間ですが、30分から1時間程度で終わります。

ほぞ

アパートのエントランスなどにある共用ポストがダイヤル式の場合、その番号も事前に確認しておきましょう。お部屋の中ばかりに意識が行き忘れがちです。

入居者さんの引っ越しのスケジュールによっては先に引き渡しが済んでいる場合もありますが、臨機応変に行います。

不具合箇所の修理手配も実施 | 入居立会とは | やること

退去立会の中で、設備の不具合などを発見した場合はその場で手配することもあります。修理箇所でよくある例としては、

  • 扉や戸棚などの建て付け不良
  • 蛇口からの水漏れ

これらは経験上よくあリます。

特に入居前の内見時点では水は止まっていることがほとんどなので、軽微な水漏れは入居後でないとわかりません

入居者の方に作業が可能な曜日や時間帯を聞いた上で、業者さんを手配します。

ほぞ

ただ、入居者の方の中には

  • 忙しくて日程の調整がつかない
  • 直さなくても、普通に使えれば問題ないと考えている

こういった方がいらっしゃいます。「絶対に直さなくてはいけない!」というわけではないので、臨機応変に対応しましょう。

トイレ 手洗い

実例を一つ挙げますが、入居立ち会い時に写真のようなロータンク上の手洗いが出ないお部屋がありました。

もちろん、後日修理を手配するのが通常の流れですが、

  • その物件はトイレを出たところに洗面台がある
  • 入居者の方も、ここでは手を洗わない
  • 入居者の方も忙しく、わざわざその工事に日程を調整したくないとのこと

上記の条件もあったため、直さずにそのまま住んでもらうことにしたこともありました。

もちろん、入居立ち会い時の確認書類には「ロータンク上部の蛇口は元々水が出ない」旨をきちんと残して、退去時のトラブルにならないように履歴を残しました。

ほぞ

修理を手配してもオーナーさん負担になりますし、不要な工事をせずに双方納得できるならそれが一番だと思います。

入居立ち会いの目的 | 入居立会とは | やること

ここからは少し切り口を変えて、「そもそもなぜ入居立会を行わなくてはいけないのか」について説明したいと思います。

管理会社もは忙しいし、入居者側も引っ越しで忙しい!

正直、入居立会はしなくても良いのでは・・・?

ほぞ

気持ちはわかります。それでは、

  • なんのために入居立会を行うのか
  • 入居立会をすることの目的・メリットについて

これらについて説明していきます!

クレームの予防になる | 入居立会とは | やること | 目的

入居立会の場で専有部内の設備の使い方の説明も行います。ここできっちり説明しておくことで、後々のクレームを減らすことができます

  • エアコンがつかない!
  • ブレーカーどこ?
  • ゴミ出しのマナーが悪い

引き渡しの直後にはこんなクレームを受けたりします。後から対応するとわざわざ物件まで移動する時間や電話を受ける時間がもったいないですよね。

また、ゴミ出しについては『ただ知らなかった』こともあり得ます。

しっかり説明することで、こう言ったクレームを未然に防ぐことが可能です。

ほぞ

何事も、最初が肝心です。

入居者の方と麺と向かって直接話しておくと、いい関係を築けると思います。

退去立会の準備 | 入居立会とは | やること | 目的

入居立会は、退去する時に役立ちます!退去するときは、「原状回復工事」が必要です。

その基準となる原状がどの状態なのか、双方で確認しておかないとトラブルの原因になります。

私は管理会社時代、退去立会にて洗面ボウルが壊れていることを指摘したところ、退去者とトラブルになったことがあります。

その入居者の言い分は、もともと壊れていた!と言うものでした。当時は入居立会はしていなかったので正確な履歴はなく話は平方線。。結局オーナーさんに負担してもらいました。

ほぞ

入居前に壁紙や床は全て新品ではありません。

入居時に記録を残しておかないと、「元々傷がありました」と言われるとどうしようもないのが現実です・・

管理の立場からの最初の対応の場 | 入居立会とは | やること | 目的

いきなりですが、仲介業者はお客さんを決めるのが仕事です。

お客さんに部屋を決めてもらうためには、部屋のいいところを言いたいのは普通のことです。

反対に言うと、部屋のマイナスな点についてはあまり言いたくないのも普通のことです。

極端な例ですが、お部屋の良い点ばかりが入居者の頭に残ってしまい、マイナスな点の理解があまりされていないこともありました。

そういった入居者の方との認識の相違を無くすために、きちんと説明する場としても入居立会は役立つと思います。

ほぞ

入居立会で入居者の方と話していた時、いまいち話が噛み合わないなぁと感じていたことがありました。

よくよく話してみると、入居者さんがわで最後まで比較して迷っていた他の物件の設備と混乱して勘違いしていたことが判明!

しっかり説明して、最後は感謝されて終わりました。

後々のクレームの芽を摘むことができたなと今でも思い出します。

リモートやオンラインで便利な世の中になってきていますが、やはり対面でしっかり話すことで解決することは多いなと感じています。

終わりに | 入居立会とは | やること

今回は、入居立ち会いの流れや目的、やるべきことについてまとめました。

退去立会と比較すると認知度も低く、軽視されていると感じます。

ただ、これから長く使っていくお部屋についての説明の場、原状をしっかり確認してトラブルを防止するための必要な手続きであることが広まればいいのになあと強く思っています。

ほぞ

居住用のアパートでも、事業用のテナントビルでもどちらでも必要だと思います。引越しや諸手続きで忙しい時期ですが、しっかり対応しましょう!

最後までお読み頂きまして、ありがとうございました!!